Los auditores

Este año los he echado de menos, tengo que reconocerlo. Durante 23 años he tenido por estas fechas contacto directo con los auditores, así como a partir de abril, durante un mes más o menos, a veces más. Y nunca me han molestado, siempre me he llevado bien con ellos. Hemos trabajado codo con codo. Es cierto que durante el tiempo que tenía que atenderlos, el ritmo de trabajo era mayor.

Este año me he preguntado qué habrá pasado, aunque eso ya no es asunto mío.

Toda empresa que pasa de una determinada cifra de facturación anual, pasa de una cifra determinada en el valor de sus activos, y tiene un determinado número de empleados (en realidad que cumpla dos de estos tres requisitos), está sometida por ley a la auditoría anual de sus cuentas. Y hasta ahora yo siempre he tenido auditoría anual, durante 23 años ininterrumpidamente. Y me parece bien, no me quejo. Ya vemos lo que pasa incluso aunque se haya pasado una “supuesta” auditoría. Como para encima no hacerla.

La rutina de una auditoría es siempre la misma. En los primeros días hábiles del año se comprueba el inventario. Aquí siempre había dos tipos de productos a inventariar para darlo por bueno: los productos que están identificados uno a uno y que no pueden faltar, y los que estando identificados, se admite determinado margen de error.

a)      En el primero de estos productos estaban los coches. Lógicamente es impensable que al realizar un inventario de coches, falte uno y se dé por bueno. El coche debe aparecer, tiene que estar localizado en alguna parte. Recuerdo los años de nieve, frío, viento, agua, e incluso sol, en los que he acompañado a los auditores viendo uno a uno todos los coches, comprobando número de bastidor o de matrícula (dependiendo de si el coche era nuevo o matriculado). Y después a comprobar las diferencias y localizar los vehículos.

Si un coche no aparece hay que buscarlo. Puede ocurrir que se haya vendido después del inventario de 31 de diciembre (inventario oficial para auditar). Esto se demuestra con la factura de venta, donde aparece el bastidor del vehículo, con la fotocopia del permiso de circulación donde aparece también dicho bastidor y el nombre del propietario, que debe coincidir con el de la factura. Y por supuesto con el justificante del cobro de la factura (que hacer facturas falsas es muy fácil, incluso fotocopias falsas de permisos de circulación)

Recuerdo un año en el que un coche no aparecía. Teníamos la factura de compra a la marca, pero el coche nadie lo había visto. Me llevó una semana seguirle la pista desde la planta de fabricación hasta un concesionario en Portugal, donde por errores que siempre se cometen, el coche había llegado. Ellos tampoco se habían enterado de que tenían un coche que no era suyo, o si lo sabían estaban esperando a que alguien lo reclamara.

Al final siempre ha cuadrado el inventario, como debe ser, por otra parte. Y aunque perdía mucho tiempo, la verdad es que disfrutaba con ello.

b)      El segundo de estos productos eran las piezas de recambio. Aquí no se comprobaba por parte de los auditores, todas y cada una de las piezas, sino una muestra suficientemente significativa.

Por ejemplo, tiene que haber 97 pastillas de freno referencia xxxxxx. Se contaban y en alguna ocasión había 97, 98, o en otras 95. Y lo mismo con todas las demás referencias elegidas. Estas pequeñas diferencias, si no tenían un valor monetario significativo, se daban por buenas. Solo en el caso de diferencias de peso se procedía a un ajuste del valor del inventario.

La segunda fase de la auditoría anual se realiza entre marzo y abril, cuando el año a auditar ya está cerrado. Se trata de una comprobación de todo tipo de operaciones de compra, venta, métodos de amortización aplicados, inversiones, bajas de inmovilizado, ingresos y gastos extraordinarios, cuadres de IVA e IRPF, análisis de todas las operaciones financieras realizadas en el año, comprobación de saldos de clientes fallidos, comprobación de la aplicación de provisiones, etc, etc. Y por supuesto la detección, si existen, de pasivos ocultos.

Quizá ahora haya alguien preguntándose qué es eso de pasivos ocultos. Suena a delictivo y seguro que si hay algo de eso será un marrón. En realidad no es ningún delito, siempre y cuando se registre, por supuesto. En caso contrario ya estaríamos hablando de otra forma.

Puede ocurrir que para dejar una foto más atractiva de la empresa el 31 de diciembre, se queden algunas facturillas de compra sin reflejar hasta el año siguiente (un olvido lo tiene cualquiera, o una factura le llega tarde a cualquiera). Esto son pasivos ocultos: compras o cualquier otra obligación de un importe significativo que se formalizan en un año y no se reflejan hasta el siguiente. Hay dos formas de localizar los pasivos ocultos, si existen:

1ª Comprobar el libro de IVA soportado de los meses transcurridos en el año siguiente al que se está auditando. Seleccionar aquellas facturas de compra por importe superior a X, y verlas físicamente para comprobar su fecha de emisión.

2ª Comprobar todos los pagos realizados a través de banco en los meses transcurridos en el año siguiente al que se está auditando. Seleccionar aquellos por un importe superior a X, y verlos físicamente. Comprobar al pago de qué factura corresponden, y ver si dicha factura es del año anterior y si está reflejada en el mismo.  Esta segunda comprobación se hace porque siempre hay quien puede esquivar el punto primero esperando a que termine la auditoría para contabilizar esa factura que interesa reflejar en otro año (por lo de la foto, ya se sabe)

Y ahora alguien estará pensando, pues lo mismo con el pago por banco, se contabiliza después de terminar la auditoría y punto, así no se ve. Pues no, la relación de movimientos de banco siempre se comprueba sobre los extractos originales del banco, o la página web del mismo. Lógicamente si hay un pago por banco y la factura correspondiente no está contabilizada, ahí hay un pasivo oculto, fijo, fijo. A no ser que sea un anticipo de pago, pero en este caso siempre se indica en el concepto del pago.

Todo lo anterior no tiene nada que ver con una contabilidad B, ni con una caja B. En ese caso la factura NUNCA se contabilizará en la contabilidad oficial (la que es auditada), ni en el año al que corresponde ni en los siguientes, suponiendo que exista la factura. Y el pago de la misma no se podrá comprobar a través de los movimientos de banco puesto que NO SÉ PAGARÁ POR BANCO, sino a través de la caja B (dinero en efectivo de procedencia black, black). Pero esto es un mundo que da para muchas páginas, aunque yo nunca he tenido que lidiar con este tipo de contabilidad, y la verdad lo agradezco, porque es inevitable mirar con bastante desconfianza a quienes la utilizan.

Hay muchas otras cosas que conlleva la auditoría, pero no voy a aburrir relatándolas. Yo siempre he trabajado codo con codo con ellos, facilitándoles el trabajo, y la verdad es que siempre me lo han agradecido, y siempre he tenido muy buena relación con ellos. Nunca me ha molestado el exceso de trabajo que suponía, y más cada vez que llegaba un auditor nuevo y tenía que explicarle todo lo que componía el entramado de la empresa (lo hice tantas veces que perdí la cuenta). Pero siempre tuvimos buena relación, muy buena, la verdad.

Este año los he echado de menos. Espero que ellos a mí también.